Informationen für Lieferanten und Dienstleister zur XRechnung

Die DFS Deutsche Flugsicherung GmbH (DFS) ist als subzentraler öffentlicher Auftraggeber an die E-Rechnungsverordnung gebunden und verarbeitet strukturierte elektronische Eingangsrechnungen ausschließlich im Format XRechnung. ZUGFeRD-Rechnungen werden von der DFS nicht verarbeitet.

Bitte beachten:

Ab dem 1. Januar 2027 ist bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen grundsätzlich die Ausstellung und Übermittlung von E-Rechnungen im Sinne des § 14 Abs. 1 Umsatzsteuergesetz (UStG) verpflichtend. Die Rechnung muss die erforderlichen steuerlichen Angaben entsprechend dem § 14 Abs. 4 UStG in seiner aktuellen Fassung und zusätzliche Angaben (siehe unten) enthalten.

Bitte übermitteln Sie Ihre Rechnungen spätestens ab dem 1. Januar 2027 ausschließlich im aktuell gültigen Format XRechnung an uns. Die E-Rechnungen senden Sie bitte an die E-Mailadresse RG-Eingang-X-RG@dfs.de.

Wir sind gezwungen, nicht den rechtlichen und technischen Anforderungen genügende Rechnungen zurückzuweisen und Zahlungen bis zur Übermittlung einer ordnungsgemäßen Rechnung zurückzuhalten.

Bitte beachten Sie bei der Rechnungsstellung folgende Vorgaben:

• Übermitteln Sie Ihre DFS-Eingangsrechnungen, Rechnungskorrekturen, Stornorechnungen oder Gutschriften zu DFS-Eingangsrechnungen im Format XRechnung ausschließlich an folgende E-Mailadresse: RG-Eingang-X-RG@dfs.de.
• Die Leitweg-ID der DFS ist 993-80165-64.
• Die Umsatzsteuer-ID (für das Reverse Charge Verfahren) lautet DE114110232.
• Die E-Mail muss unverschlüsselt und darf nicht digital signiert sein.
• Die E-Mail darf nur eine XRechnung als XML-Datei entsprechend der Norm EN 16931 enthalten. Die E-Mail enthält keine weiteren Anhänge.
• Die DFS akzeptiert nur XRechnungen in der jeweils gültigen Version der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT). Die Lieferanten der DFS sind verpflichtet, sich eigenständig zu informieren, beispielsweise  hier.
• Rechnungsanlagen sind in den Datensatz der XRechnung einzubetten.
• Eingebettete Rechnungsanlagen werden in folgenden Formaten akzeptiert: PDF, CSV, XLSX (Excel), PNG, JPEG, TXT, DOCX (Word) und Open Text.
• XRechnungen mit Bestellbezug müssen die Bestellnummer 45* bzw. 47* (jeweils 10­stellig) im Feld BT-13 enthalten.
• Bei Rechnungen ohne Bestellbezug ist der Name des Bestellers einschließlich seiner E-Mailanschrift in den Feldern BT-56 und BT-58 anzugeben. Soweit bekannt, sind diese durch eine Organisationseinheit oder Kostenstelle zu ergänzen.
• Die E-Mail mit der XML-Datei und allen eingebetteten Anlagen darf eine Größe von maximal 50 MB nicht überschreiten.
• Die E-Mail wird vom Rechnungseingangssystem der DFS einer Formatprüfung unterzogen. Andere Formate als XML (z. B. Word, PDF oder ZUGFeRD) führen zu einer Ablehnung der Rechnung. Die Rechnung ist in diesem Fall erneut im richtigen Format zuzusenden.
• Belege im Format XRechnung, die in einer anderen Form bzw. an eine andere als die o. g. E-Mailadresse an die DFS übermittelt werden, gelangen nicht in den weiteren Rechnungsbearbeitungsprozess der DFS und können somit nicht beglichen werden.

Bei fachlichen oder technischen Rückfragen bitten wir Sie, mit uns unter folgender E-Mailadresse Kontakt aufzunehmen: XRechnung-Rueckfrage@dfs.de. 

Vor Versand einer XRechnung empfehlen wir Ihnen zu kontrollieren, ob diese den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Hierzu dient beispielsweise folgender Link: E-Rechnungs-Validator.

Ausführliche Informationen zur XRechnung finden Sie hier: XRechnung - XStandards Einkauf.

Ein optimierter Rechnungsverarbeitungsprozess verkürzt die Bearbeitungsdauer Ihrer Rechnung und erlaubt eine vertragsgemäße Zahlung Ihres Rechnungsbetrages. Die Rechnungsqualität ist entscheidend für die Erzielung eines hohen Automatisierungsgrades und gleichzeitig der Garant zur Reduzierung manuellen Aufwands auf beiden Seiten.