Informationen für Lieferanten und Dienstleister zur XRechnung

Die DFS Deutsche Flugsicherung GmbH ist als subzentraler öffentlicher Auftraggeber an die E-Rechnungsverordnung gebunden und verarbeitet Eingangsrechnungen im Format XRechnung.

Analog zum Zentralen Rechnungseingangsportal des Bundes (ZRE) bzw. zum Bundesportal für mittelbare Bundesbehörden (OZG-RE) gilt der „Standard XRechnung“ in der jeweils gültigen Version mit den veröffentlichten Pflicht- und Kann-Feldern.

Bitte beachten Sie die folgenden Vorgaben und Informationen

  1. Die Leitweg-ID der DFS ist 993-80165-64 und die
    USt-ID der DFS ist DE114110232 (für Reverse Charge).

  2. XRechnungen an die DFS sind ausschließlich an folgende E-Mail-Adresse zu senden: 
    RG-Eingang-X-RG@dfs.de

  3. Die E-Mail darf nur eine XML-Datei entsprechend des CEN-Standards XRechnung enthalten. Diese XML-Datei stellt die Rechnung dar. Die E-Mail enthält keine weiteren Anhänge.

  4. Die DFS akzeptiert nur XRechnungen in der jeweils gültigen Version der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT). Die Lieferanten der DFS sind verpflichtet, sich eigenständig zu informieren, beispielsweise hier. 

  5. Rechnungsanlagen stellen Sie bitte ausschließlich als Anhang im XML-Dokument eingebettet zur Verfügung. Eventuelle weitere Dateien und Informationen in der E-Mail werden ignoriert.

  6. Eingebettete Rechnungsanlagen werden in folgenden Formaten akzeptiert: PDF, CSV, XLSX (Excel), PNG, JPEG, TXT, DOCX (Word) und Open Text. 

  7. XRechnungen mit Bestellbezug müssen die Bestellnummer 45* bzw. 47* (jeweils 10-stellig) im Feld Bestellnummer (BT-13 bzw. BuyerOrderReferencedDocument) enthalten.

  8. Bei Rechnungen ohne Bestellbezug ist der Name des Bestellers einschließlich seiner Mailanschrift anzugeben. Soweit bekannt, sind diese durch eine Organisationseinheit oder Kostenstelle zu ergänzen.

  9. Die E-Mail mit der XML-Datei und allen eingebetteten Anlagen darf eine Größe von maximal 50 MB nicht überschreiten. 

  10. Die E-Mail wird vom Rechnungseingangssystem der DFS einer Formatprüfung unterzogen. Andere Formate als XML (z. B. Word oder PDF) führen zu einer Ablehnung der Rechnung. Die Rechnung ist in diesem Fall erneut im richtigen Format zuzusenden.

  11. Belege im Format XRechnung, die in einer anderen Form bzw. an eine andere als die o. g. E-Mail-Adresse an die DFS übermittelt werden, gelangen nicht in den weiteren Rechnungsbearbeitungsprozess der DFS und können somit nicht beglichen werden.

Sollten Sie zur Erzeugung von XRechnungen noch nicht in der Lage sein, verweisen wir auf Generatoren, die Eingabemasken anbieten (z. B. https://xrechnungsgenerator.nortal.com/).

Es gibt auch Dienstleister, die eine Konvertierung und den Versand von XRechnungen anbieten.

Vor Versand einer XRechnung empfehlen wir Ihnen zu kontrollieren, ob diese den Anforderungen der
Koordinierungsstelle für IT-Standards genügt, die auch für Eingangsrechnungen der DFS anzuwenden sind.

Hierzu kann der nachfolgende Link genutzt werden: 
OpenXRechnungToolbox - Startseite (jcthiele.github.io)

Ausführliche Informationen zur XRechnung finden Sie hier:
XRechnung - XStandards Einkauf (xeinkauf.de)

Ein optimierter Rechnungsverarbeitungsprozess verkürzt die Bearbeitungsdauer Ihrer Rechnung und erlaubt eine vertragsgemäße Zahlung Ihres Rechnungsbetrages. Die Rechnungsqualität ist entscheidend für die Erzielung eines hohen Automatisierungsgrades und gleichzeitig der Garant zur Reduzierung manuellen Aufwands auf beiden Seiten. 

Bitte berücksichtigen Sie, dass die Rechnungsqualität ein wesentlicher Bestandteil unserer Lieferantenbewertung ist.